En continuidad y como desarrollo del inventario nos encontramos con la catalogación, que también puede realizarse en soporte de papel, informático o mixto. Al respecto, en la disposición de las fichas se deben establecer criterios y terminologías uniformes y rigurosos, con el fin de permitir un ordenamiento orgánico.

La configuración de la ficha del catálogo adquiere una importancia de primer orden. Debe ser concebida como una estructura flexible, idónea para contener datos según diversos niveles de competencia, permitiendo, tras el primer reconocimiento del bien mediante el inventario, una profundización sucesiva. Por ello, conviene que a la ficha inicial se le puedan unir otras informaciones. En particular, es indispensable que exista un repertorio fotográfico y, sería deseable, una cartografía contextual.

La catalogación en papel, heredada del pasado, no ha perdido su importancia y, en algunos casos, sigue siendo la única forma posible de recogida de datos, especialmente en las situaciones en que los recursos económicos son limitados. No obstante, la realización de la catalogación exclusivamente a través del uso de las fichas de papel presenta diversas limitaciones, bien por la excesiva amplitud de espacio necesario para almacenar las fichas, como por la difícil difusión de las informaciones existentes sobre los bienes catalogados. Por lo tanto, es de desear que se promueva el uso del soporte informático, junto con el tradicional sistema de papel. La informatización permite, ciertamente, una consulta rápida haciendo más eficaces las intervenciones de salvaguardia y de recuperación de los bienes. En particular, este esfuerzo es significativo para el patrimonio histórico-artístico eclesiástico, tanto para el que esté en uso, dado que está más expuesto a robos o deterioros, como para el que se encuentra en desuso, porque en ocasiones se halla almacenado en lugares de difícil acceso.

Con referencia a los bienes culturales de la Iglesia, la eventual catalogación informatizada debe obedecer a ciertos criterios: adaptarse a los diversos contextos locales y, al mismo tiempo, integrarse con programas de amplias miras interconectados entre sí; favorecer la consulta de los datos de interés eclesial, incluso superando los vínculos impuestos por pertenencias no eclesiásticas; facilitar la reconstrucción del contexto originario y la recalificación religiosa de los bienes dispersos; dirigir la recogida de los datos hacia la valoración del bien en su contenido religioso; promover la fruición in loco de las obras, para evitar la tentación de los acercamientos puramente virtuales.

Desde el punto de vista técnico, la información se debe organizar teniendo en cuenta las dimensiones y la tipología de un determinado sistema de catalogación. Un catálogo de pequeñas dimensiones exige unas inversiones limitadas para la adquisición de aparatos para el personal necesario, cuya formación será menos compleja. Por el contrario, un catálogo de grandes dimensiones y de gran relevancia exige inversiones más costosas, tanto por los aparatos que se han de utilizar, como por la preparación del personal implicado.

Las características de cada catálogo condicionan la elección apropiada del hardware y del software, el grado de preparación del personal, el número de los expertos que se deben implicar y la metodología que conviene adoptar. Además, dado que los actuales sistemas informáticos están conectados en red, es de desear una planificación de amplias miras, con la participación de instituciones eclesiásticas y civiles, a fin de obtener una común y más eficaz organización, interacción y utilización del material recogido.

En la búsqueda de recursos financieros no debemos olvidar que, en muchos casos, las providencias públicas pueden asumir la forma de donaciones a fondo perdido para proyectos que tienen relevante valor cultural, ambiental, turístico o de otro tipo. Además, algunos organismos nacionales e internacionales, en el marco de sus políticas culturales, están elaborando programas de catalogación informática de materiales localizados incluso en áreas muy alejadas entre sí. Por ello, es oportuno que las Iglesias particulares y las Conferencias episcopales promuevan acuerdos con estas instituciones para acceder a los proyectos dirigidos a favorecer la integración de los datos y a conceder ayudas económicas. Tras una atenta valoración sobre su conveniencia y oportunidad, también a entidades privadas se pueden presentar solicitudes de financiación.

En todos los acuerdos es preciso evitar una comercialización indebida, fijar la organización de las fichas, legalizar la propiedad de los datos recogidos y reglamentar el uso de las informaciones.

Para facilitar y ampliar las posibilidades de consulta del catálogo se pueden activar también conexiones por medio de Internet. En este caso es necesaria una atenta labor de discernimiento y control de las informaciones que se han de introducir en la red, así como de las modalidades de acceso a las mismas. El sistema Internet no constituye una inversión muy costosa y se abre a nuevas perspectivas de financiación. La creciente fiabilidad y difusión del medio le hace accesible a todos los que tienen un conocimiento básico de informática. Gracias a Internet la fruición de un catálogo se puede abrir a un mayor número de estudiosos y expertos, derribando las barreras ideológicas y religiosas. Para la difusión reservada de la información será oportuno utilizar la red Intranet.

Dado que el universo telemático se encuentra en continuo y rápido crecimiento, las autoridades eclesiásticas competentes, en la medida de lo posible, deberían estudiar la modalidad para realizar posibles inversiones en este sector. En efecto, los procesos informáticos constituyen las nuevas fronteras de la comunicación y, por tanto, se deben considerar como un vehículo particularmente apto para conservar y transmitir a las futuras generaciones cuanto ha creado el cristianismo en el campo de los bienes culturales.

En el proceso de la catalogación es de suma importancia la fase analítica, que concluye con la compilación de la ficha de catálogo propiamente dicha. La ficha constituye el momento central y fundamental de toda la operación. Una vez rellenada se transforma en el «informe sintético» de una investigación crítica sobre el bien cultural en su identidad, y debe ser concebida como un módulo destinado a recoger en una síntesis orgánica todas las informaciones de carácter morfológico, histórico-crítico, técnico, administrativo y jurídico referentes a las cosas catalogadas.

En la elección de la ficha es conveniente valerse de los sistemas que suelen usarse en el ámbito nacional e internacional, con el fin de favorecer la circulación e integración de los datos. En las naciones en vías de desarrollo, donde aún no se han elaborado métodos de catalogación eficientes, se pueden orientar hacia los sistemas más comunes a nivel internacional, optando por los ya verificados y que son más compatibles con otros sistemas. Gracias a la labor de los organismos internacionales se están concertando criterios comunes y sistemas compatibles de catalogación35.

Por consiguiente, para la definición de la ficha de registro relativa a las diversas clases de bienes, se han desarrollado metodologías que permiten la organización uniforme y sistemática de las informaciones específicas, teniendo presente la exigencia de reconstruir el lazo de unión de las obras entre sí y con el territorio de pertenencia. Los datos informativos contenidos en la ficha se deben descomponer en unidades elementales (campos), con el fin de permitir la elaboración de las fichas analíticas y del eventual tratamiento informático.

Por tanto, a la hora de estructurar la ficha, es de suma importancia preparar la distinción de los campos y el uso de la terminología. Los principales campos podrían ser: objeto, material, medidas, localidad, propiedad, estado de conservación. La ficha analítico-sintética que resulta debe responder progresivamente a los siguientes requisitos, con el fin de identificar claramente el objeto y su relativo contexto:

a) asignar un «código» que nos conduzca de manera unívoca al bien cultural en cuestión (sigla numérica o alfanumérica);

b) adoptar una terminología común o ya establecida, valiéndose de los glosarios36;

c) identificar el bien cultural (objeto, material, medidas, estado de conservación);

d) identificar la condición jurídica y topográfica del bien cultural (diócesis, parroquia, provincia, ayuntamiento, entidad usufructuaria o propietaria, colocación, procedencia, declaraciones);

e) dar una descripción visual del bien cultural (fotografía, dibujo, relieve, planimetría);

f) posibilitar posteriores integraciones e inclusiones (época, autor, descripción histórico-artística e iconográfica, valoración crítica, descripciones particularizadas, transcripciones epigráficas, bibliografía específica, «historia clínica» de las restauraciones, registro de las intervenciones de manutención, noticias sobre exposiciones y convenios, datos sobre el catalogador);

g) estructurar la ficha de modo que se favorezca la lectura y la gestión de los datos por parte de los que deben utilizarla;

h) guardar las fichas en un lugar seguro y en un ambiente idóneo para su conservación y consulta;

i) dotar al catálogo de un fichero analítico (en papel o informático) para facilitar la búsqueda;

j) tutelar jurídicamente el uso y la propiedad de las  informaciones recogidas.

La cartografía histórica refleja la imagen del ambiente creado por las diversas comunidades a través del tiempo. Constituye una documentación esencial para descubrir y fijar las fases del cambio continuo del territorio con relación a las diversas exigencias, incluso las espirituales, que han dirigido la acción del hombre en la modificación del contexto urbano y del ambiente. Especialmente en los centros históricos de las ciudades y en los complejos eclesiásticos de fundación antigua, se debe realizar, si todavía no existe, una investigación que ponga de relieve las diversas fases de desarrollo del territorio. Por lo tanto, para completar la ficha del catálogo puede servir el informe cartográfico que documente la situación de los bienes eclesiásticos en sus diversas fases históricas.

La exigencia de una lectura en profundidad de la evolución histórica de las realidades urbana y rural, allí donde los bienes de carácter religioso desempeñan un papel emergente, obliga a comprometerse en el conocimiento, la conservación y la valoración, incluso mediante publicaciones, de la cartografía histórica, de ordinario conservada en los archivos eclesiásticos (curias, cabildos, monasterios, conventos, cofradías, y en otros lugares).

Junto a la cartografía histórica se sitúa la contemporánea, significativa para poner de relieve el bien en su situación actual. La plena contextualización de los bienes y la comparación de los datos representan, por tanto, un requisito fundamental para conocer la praxis religiosa y la incidencia sociocultural del patrimonio histórico-artístico de la Iglesia, así como para asegurar la pertenencia jurídica.

También para todo este conjunto de informaciones es importante hallar la metodología y los «standards» que garantizan la correcta gestión y la adquisición de los datos. Es oportuno servirse de los sistemas cartográficos existentes en el ámbito nacional e internacional.

La documentación fotográfica forma parte de la catalogación y, por tanto, en todas las fichas debe figurar por lo menos una fotografía del bien catalogado. Además, es de desear que se cree un archivo fotográfico, donde se documenten las obras con sus detalles: condiciones físicas, posibles restauraciones, acontecimientos significativos en los que ha estado implicado el objeto. En efecto, realizar la documentación fotográfica de una manera atenta y completa es una premisa indispensable para la identificación del bien, el examen histórico-crítico y la recuperación, en caso de robo o de alienación ilícita.

También la recuperación y la conservación del material fotográfico producido a lo largo de nuestro siglo representan un notable empeño, cuya importancia es muy significativa, ya que este testimonio documental es el testigo, a veces único, de las transformaciones habidas. Por todo ello, es preciso poner particular atención en custodiar adecuadamente la documentación fotográfica adquirida en época precedente y trasladarla eventualmente a soportes modernos.

La multimedialidad ofrece hoy diversas potencialidades también en el campo fotográfico. Los actuales sistemas pueden usarse también con fines didácticos y divulgativos, para favorecer los procesos de información y formación de la opinión pública. Por este motivo, no se puede subestimar la aportación de tales recursos tecnológicos al dotar al catálogo de documentaciones en vídeo.

Es indudable que no será posible llevar a cabo tales procedimientos en todas las situaciones en las que trabaja la Iglesia. A pesar de ello, el conocimiento de las posibilidades y de los limites de las nuevas tecnologías permite evitar errores, omisiones e inútiles soluciones intermedias.

Las fichas se ordenan en un catálogo, que es el contenedor del proceso de recogida y organización de las informaciones. Cada catálogo debe elaborar un sistema de funcionamiento apto para establecer la metodología para la colocación, integración, gestión y consulta de las fichas.

El archivo en papel ha seguido tradicionalmente una ordenación topográfica, apta para garantizar la localización del documento en un determinado ámbito territorial, con un informe inmediato de las posibles lagunas. Al sistema topográfico se le ha añadido, en ocasiones, el fichero de materias y personas, con el fin de facilitar otras claves de búsqueda. En este caso, además de las fichas de catálogo y de los eventuales fascículos integrativos, se ha procedido a un sistema de fichas de referencia. La introducción de la informática está haciendo que quede superado ese sistema, pues las informaciones recogidas son localizables y consultables a través de múltiples claves de acceso determinadas con antelación y organizadas en sistemas de búsqueda.

Las actuales exigencias de ordenación y consulta de los catálogos, sobre todo de los centrales, que recogen una gran cantidad de materiales documentales, conducen a la realización de formas de gestión automatizada que se añaden a las metodologías tradicionales. Esta gestión informatizada del catálogo ofrece múltiples ventajas para completar los datos, ahorrar recursos, activar la consulta, posibilitar la obtención de estadísticas, tanto sobre la gestión de la información como sobre los objetos catalogados, facilitando, además, la actividad de control tanto en el ámbito central como en el periférico.

Pero en la ordenación de un catálogo no siempre se pueden alcanzar soluciones informáticas de alto nivel profesional, aunque se estimulen operaciones de catalogación con miras más amplias. La realización de un catálogo informático conectable con otros, conlleva, más adelante, la adopción de programas compatibles entre ellos, de modo que se impone llegar a un acuerdo interinstitucional. No obstante, se debe reafirmar que el catálogo informático no anula la presencia y la validez de los catálogos anteriores o actuales en papel.

Dada la complejidad de los elementos implicados, cada Iglesia particular debe prestar particular atención a la gestión de la obra de catalogación. Se debe realizar esta labor para no derrochar recursos económicos y de personal. Por consiguiente, hay que discernir las metodologías idóneas a corto, medio y largo plazo.

La gestión debe estar orientada y dirigida por instrumentos de análisis preventivo, con el fin de descubrir las emergencias y las prioridades operativas. En este sentido es posible conjugar las diversas finalidades relacionadas con los problemas con vistas a la seguridad material, a las intervenciones de manutención y al uso pastoral. Cualquiera que sea la estructura de gestión adoptada es necesario dirigirla hacia la tutela del bien en su contexto y en su uso eclesial.

La gestión debe estructurar el catálogo en su ordenación general y en su utilización. El catálogo, especialmente en el contexto eclesial, no debe ser considerado como un «archivo» cerrado o definitivo, sino como un «registro» abierto a integraciones, enriquecimientos, actualizaciones, correcciones y rectificaciones. Sólo de este modo el catálogo de los bienes culturales puede mantener y desarrollar su función de instrumento activo de conocimiento, gestión, tutela y valoración del patrimonio histórico-artístico.

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35. Los principales documentos emanados por los organismos internacionales para este sector específico son los siguientes: ICOM, Documentation Committee CIDOC, Working Standard for Archeological Heritage del 1992; ICOM, Documentation Committee CIDOC, Working Standard for Museum Objects del 1995; Consejo de Europa, Recomendación N.R. (95) 3 Relative á la coordination des méthodes et des systémes de documentation en matiére de monuments historiques et d'edifices du patrimoine architectural adoptada por el Consejo de ministros del 11 de enero de 1995; Consejo de Europa, Doc. CC-PAT (98) 23 Core Data Standard for Archeological Monuments and Sites. Los dos últimos documentos han sido redactados después de las reflexiones y mociones de dos encuentros organizados por el Consejo de Europa sobre los métodos de inventario y documentación en Europa: Coloquio de Londres de 1989 y Coloquio de Nantes de 1992. 

36. Como ejemplo podemos citar el Thesaurus Multilingue del Corredo Ecclesiastico en CD-Rom, a cargo del Réseau Canadien d'Information (RCIP)-Canadian Heritage Information Network (CRIN), del Ministére de la Culture et de la Communication - Sous-direction des études de la documentation et de l'inventaire (Francia), del Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione (Italia) y del The Getty Information Institute (USA).